Das Ende der Freizügigkeit?

Mitarbeiterentsendungen innerhalb der Europäischen Union haben hohe administrative Hürden – bei Verstößen drohen empfindliche Bußen

Unternehmen, die Mitarbeiter innerhalb der Europäischen Union entsenden, müssen sich immer mehr mit den aufenthalts- und arbeitsrechtlichen Bedingungen Ihrer Entsendeziele vertraut machen. Der bürokratische Aufwand von grenzüberschreitenden Mitarbeiterentsendungen hat sich deutlich verschärft. Festzustellen sind insbesondere die unterschiedlichen und teils unübersichtlichen Meldesysteme sowie etwa die wachsende Unsicherheit hinsichtlich der Einordnung von Arbeitnehmern in ausländische Tarifverträge bei der Bestimmung der Mindestlöhne. Bei kürzeren oder kurzfristigen Einsätzen steht der Aufwand oft nicht mehr im Verhältnis zu den Vorteilen der Entsendung.

Die Realität ist oftmals ernüchternd: unübersichtliche Verfahren, meistens nur in der jeweiligen Landessprache verfügbar und von ihrem Umfang oft sehr unterschiedlich. Jedes Land hat eigene Regelungen zu Anmeldepflichten, Arbeitsschutz, Mindestlohn, Sozialversicherungsrecht, Mehrwertsteuer- und Einkommenssteuerrecht. Hinzu kommen unterschiedliche branchenbezogene Spezialregelungen und Anerkennungsverfahren für reglementierte Berufe. Wird ein Mitarbeiter ohne die geforderten Bescheinigungen und Papiere entsandt, drohen scharfe Sanktionen: Die Arbeit vor Ort muss eingestellt werden und es drohen Bußgelder, die oft die Wirtschaftlichkeit von Großprojekten gefährden.

Ein beispielhafter Exkurs in die Entsenderegelungen einiger EU-Staaten:

 

Belgien:

Unternehmen, die etwa an öffentlichen Ausschreibungen im Baufach teilnehmen und Aufträge durchführen möchten, deren Wert 75.000 Euro überschreitet, müssen beim Wirtschaftsministerium einen sehr bürokratischen und komplexen Antrag auf „Agréation“ stellen. Dieser Vorgang schließt sowohl Haupt-, als auch Subunternehmer ein. Die belgischen Behörden treten im Zusammenhang mit dem öffentlichen Auftragswesen sehr protektionistisch auf. So dauert die Bearbeitung der Unterlagen von deutschen Unternehmen, selbst wenn sämtliche Unterlagen fristgerecht eingereicht wurden, unverhältnismäßig lange, sodass daran die Teilnahme an den Ausschreibungen oft scheitert.

Hinzu kommen weitere, zahlreiche Registrierungspflichten – wie Limosa-Meldung, Vertragsmeldung oder Anwesenheitsregistrierung –, die den bürokratischen Aufwand vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen erhöht und bei Nichterledigung mit erheblichen Geldbußen geahndet werden.

Frankreich:

Entsendungen nach Frankreich stellen Unternehmen vor erhebliche bürokratische Hürden. So müssen die Unternehmen aus über 300 Tarifverträgen herausfinden, welche Regelungen für ihre Mitarbeiter gelten. Alle Unternehmen, die Mitarbeiter vorübergehend nach Frankreich entsenden, unabhängig von der Branche und von der Einsatzdauer, müssen die Entsendung über ein im September 2016 eingerichtetes Portal (Sipsi) melden.

Darüber hinaus muss ein Vertreter benannt werden, der Zugang zu allen Daten hat. Dies ist nicht nur in Hinblick auf den Datenschutz problematisch, sondern verursacht auch Kosten (außerdem ist die Verantwortung des Vertreters im französischen Gesetz nicht klar definiert). Der Vertreter muss schriftlich (in französischer Sprache) bestellt werden und über eine elektronische und postalische Adresse in Frankreich verfügen. Dies ist besonders schwierig für die Unternehmen, da sie nicht immer über Französisch sprechendes Personal und entsprechende Dependancen verfügen. Die einzige Lösung bleibt oft einen Dienstleister als Vertreter zu benennen.

Luxemburg:

Luxemburg verlangt zusätzlich zum Arbeitsvertrag, der Bescheinigung A1 und einem Gesundheitszeugnis noch einen Befähigungsnachweis der entsendeten Mitarbeiter. Seit Einführung der elektronischen Entsendemitteilung ist aber wenigstens die Pflicht zur Benennung einer natürlichen Aufbewahrungsperson entfallen und der Entsende-Sozialausweis „Badge Social“ wird in jeglicher gedruckter Form akzeptiert.

Niederlande:

Für ausländische Unternehmen in den Niederlanden müssen die landesspezifischen Zertifizierungen und Qualitätsmerkmale recherchiert und, falls notwendig, nachgewiesen werden. Oft sind diese jedoch überflüssig, weil im Herkunftsstaat bereits entsprechende Zertifizierungen erlangt wurden. Nach der Anpassung des niederländischen Arbeitnehmerentsendegesetzes sind für entsendende Unternehmen weitere Pflichten hinzugekommen. So muss für die Zeit der Tätigkeit in den Niederlanden ein Ansprechpartner benannt werden, der als Kontaktstelle zwischen der niederländischen Aufsichtsbehörde und den im Ausland ansässigen Unternehmen fungiert. Hinzu kommt ein elektronisches Meldesystem, das jedoch noch nicht eingerichtet wurde. Hier gilt es den Zeitpunkt für das neue System nicht zu verpassen.

Großbritannien:

Entsendungen nach Großbritannien sind, verglichen mit den EU-Mitgliedsstaaten, vergleichsweise unternehmerfreundlich. Lediglich im Baubereich existiert das Construction Skills Scheme, bei dem häufig Qualifikationen für bestimmte Berufszweige nachgewiesen werden müssen. Die Anerkennung der deutschen Qualifikationen ist jedoch oft sehr umständlich und langwierig, da vor Arbeitsaufnahme zunächst Schulungen absolviert werden müssen.

In Zusammenhang mit dem Austritt Großbritanniens aus der Europäischen Union ist jedoch mit einer Verschärfung des bürokratischen Reglements, insbesondere im Bereich der Arbeitsgenehmigungen, zu rechnen.

Österreich:

Durch eine Änderung zum Januar 2017 wurde diese Frist zur Meldung der Entsendung bei der Zentralen Koordinationsstelle (ZKO) auf einen Tag vor der Arbeitsaufnahme verkürzt. Zudem wurde die Regelungen des AVRAG geändert und Ausnahmen eingeführt, unter welchen Voraussetzungen keine Entsendung vorliegt. Darüber hinaus müssen in Österreich die Lohnunterlagen vor Ort bereitgehalten werden. Die Verwaltungsstrafen für die Nichteinhaltung der melderechtlichen Vorschriften wurden jedoch weiter verschärft. Verspätete oder unvollständige Meldungen sowie fehlende Unterlagen werden mit Geldbußen zwischen – im Wiederholungsfall von bis zu 20.000 Euro pro Arbeitnehmer – geahndet.

Polen:

Besonders im Baubereich werden Entsendungen nach Polen von oft nicht nachvollziehbaren bürokratischen Anforderungen begleitet. Für die Teilnahme an einer öffentlichen Ausschreibung werden die notwendigen formellen Bestätigungen durch die lokalen Behörden sehr schleppend erteilt. In Deutschland zugelassene Anlagen (TÜV) müssen eine weitere polnische Zertifizierung durchlaufen, welche eine vollständige technische Dokumentation einschließlich Bedienungs- und Wartungsanleitung in polnischer Sprache verlangt. Kommen im Zuge von Montagearbeiten Maschinen zum Einsatz, müssen die entsendeten Mitarbeiter eine Arbeitsplatzschulung absolvieren, auch wenn diese bereits in Deutschland durchgeführt wurden und/oder in Polen anerkannt sind.

Schweden:

Neben einer obligatorischen Registrierung der entsendeten Mitarbeiter bei einem Einsatz der länger als 5 Tage dauert und der Benennung einer Kontaktperson, die als Ansprechpartner für die schwedischen Behörden fungiert, stellt insbesondere die Änderung und Ratifizierung des Entsendegesetzes im Sommer 2017 Unternehmen vor neue Herausforderungen. Im Zuge der Gesetzesänderung nach der Rechtsprechung des EuGH („Lex-Laval“) hat die schwedische Regierung die starke Position der Gewerkschaften gestärkt und ein deutliches Streikrecht eingeräumt, um den Abschluss eines sog. Entsendungstarifvertrages mit Minimalkonditionen gemäß den jeweiligen Branchenverträgen zu erzwingen. Weigern sich entsendende Unternehmen einen solchen Haustarifvertrag abzuschließen, droht eine Blockade der Dienstleistungserbringung durch die Gewerkschaften. Hinzu kommt die verpflichtende Arbeitszeiterfassung im Baubereich über ID06-Karten, einem Verfahren, dass durch die Vielzahl von Anbietern und Sprachbarrieren besonders kurzzeitige Entsendungen stark erschwert.

Slowenien:

Das slowenische Gesellschaftsgesetz (ZDG) sieht in Artikel 676 vor, dass ausländische Unternehmen, die ständig am slowenischen Markt anwesend sind und Geschäfte machen, diese durch ihre eigenen Niederlassungen erledigen können. In der Rechtspraxis ist daher häufig die Gründung einer eigenen Niederlassung in Slowenien erforderlich, trotz der Tatsache, dass diese Praxis gegen die europäische Niederlassungs- und die Dienstleistungsfreiheit verstößt.

Spanien:

Wenn ausländische Unternehmen in Spanien im Rahmen ihrer Entsendung Umsatzsteuerpflichtig werden, muss für die Abführung der Steuer zwingend ein spanisches Bankkonto eröffnet werden. Die spanische Finanzbehörde operiert nicht per Überweisung, sondern nutzt ein nationales Lastschriftverfahren, an dem nur spanische Banken teilnehmen können. In diesem Zusammenhang können auch Rückerstattungen entsprechend nur auf spanische Konten überwiesen werde.

Die eigentliche Entsendungsmeldung ist in Spanien sehr intransparent. Eine funktionierende Datenbank ist leider nicht vorhanden. Besonders in den autonomen Regionen variieren die Formulare sowie die Art der Einreichung. Auch sind viele Informationen nur auf Katalanisch verfügbar. Oft werden entsendende Unternehmen automatisch dem Bausektor zugeordnet und eine REA-Registrierung verlangt.