Zehn Tipps für den Erfolg

Die Welt denkt, agiert und handelt global. Heute mehr denn je. Eine Prämisse, der sowohl Konzerne als auch mittelständische Firmen folgen, um ihre Chance im Wettbewerb zu wahren. Dabei überschreiten nicht nur Waren und Güter Grenzen, sondern auch Arbeitskräfte orientieren sich zunehmend international. Diesem Trend entsprechen Unternehmen im zunehmenden Maße und entsenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Ausland. Gründe dafür gibt es viele, sei es um Produktionsstätten im Ausland aufzubauen, Filialen besser in das Unternehmen zu integrieren oder Vertriebsstandorte zu führen. Doch eine Auslandsentsendung ist keine längere Reise, kein Abenteuerurlaub, kein Ausflug in eine unbekannte Welt, sondern mit handfesten Interessen des entsendenden Unternehmens verbunden.

Mitarbeiterentsendungen sind auch kein Selbstläufer. Sie können scheitern. Die IHK Stuttgart ging in einer Studie im Jahr 2012 davon aus, dass zwei von drei Entsendungen vorzeitig abgebrochen werden. Mit weitreichenden Folgen: Auf Seiten der Mitarbeiter sinkt die Bereitschaft, die Chance einer Auslandsentsendung für sich zu nutzen. Auf Seiten der Unternehmen ist eine gescheiterte Entsendung vor allen Dingen mit hohen Kosten verbunden.

Die Verantwortung über das Wohl und Wehe einer Entsendung liegt bei der jeweiligen HR-Abteilung. Sie muss Mitarbeitende für den internationalen Einsatz auswählen, beraten, unterstützen, sich um steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Belange kümmern, schließlich die Rückkehr des Transferees organisieren und diesen anschließend an das Unternehmen binden, damit erworbenes Know-how erhalten bleibt. Doch HR-Abteilungen suchen zwar Rat und Unterstützung bei Rechtsanwälten, Wirtschaftsprüfern oder Steuerberatern, um etwa arbeits- und steuerrechtliche Aspekte einer Entsendung zu klären, verlieren aber den entsandten Mitarbeiter aus den Augen. Dabei ist letztendlich er es allein, der über den Erfolg oder Misserfolg einer Auslandsentsendung entscheidet.

 Diese Tipps können helfen:

1.    Keine Angst vor Auslandsentsendungen
Auslandsentsendungen bieten mehr Chancen denn Risiken gerade auch für mittelständische Unternehmen. Eigene Mitarbeiter an internationalen Standorten vermehren das Wissen um globale Märkte, bekommen Einblicke darin, wie andere Märkte, Produktionsstandorte und Produktionsweisen funktionieren, ermöglichen Synergien und sorgen für einen Wissenstransfer – in beide Richtungen.

2.    Die richtige Auswahl des Expatriates
Die Auswahl eines Mitarbeiters für eine Auslandsentsendung sollte sich an vier Dimensionen orientieren: an der fachlichen und an der persönlichen Eignung, an seiner Position im beruflichen wie im privaten Umfeld. Die fachliche Eignung zielt darauf ab, dass er betreffende Mitarbeiter der „richtige Mensch“ für die zu besetzende Position ist, dass seine fachliche Eignung der Arbeitsplatzbeschreibung entspricht. Ob und wie weit er sich aufgeschossen gegenüber anderen Kulturen, Arbeitsweisen und Kommunikationsstilen zeigt, offenbart seine persönliche Eignung. Darüber hinaus sollte auch seine Verankerung in seinem beruflichen wie persönlichen Umfeld betrachtet werden, um herauszufinden, ob der Expatriat auch Unterstützung beispielsweise durch seine Familie erfährt.

 3.    Die richtige Vorbereitung des Expatriates
Die Vorbereitung auf die Auslandsentsendung sollte nicht nur Sprachkurse oder interkulturelle Trainings umfassen, sondern dem ausgewählten Mitarbeiter auch eine Orientierungsreise bieten, die den Transferee mit seinem möglichen neuen Lebensmittelpunkt vertraut macht. Eine endgültige Entscheidung über die Entsendung wird erst nach der Orientierungsreise getroffen. Die Kosten für diesen sogenannten Look&See-Trip helfen das Investment in die Entsendung abzusichern.

 4.    Klärung der gegenseitigen Erwartungshaltungen
Bereits im Vorfeld der Entsendung sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer klären, welche Erwartungen und Ansprüche sie aneinander haben, um künftige Konflikte zu vermeiden. Dabei bieten Entsendungsrichtlinie und Entsendungsvertrag beiden Seiten ein verlässliches und rechtssicheres Gerüst.

 5.    Entlastung des Expatriates von der Alltagsorganisation
Der Transferee soll sich an seinem neuen Arbeitsort voll und ganz auf seine Aufgaben konzentrieren können und sich nicht etwa im organisatorischen Kleinklein eines internationalen Umzugs verlieren. Dies kann verhindert werden, in dem bereits zuvor ein geeigneter externer Partner eingebunden wird, der möglichst alle Aspekte der Relocation abdeckt und nicht nur den bloßen Umzug abwickelt.

 6.    Betreuung des Expatriates und der mitreisenden Familie
„Aus den Augen, aus dem Sinn“, darf nicht bei Mitarbeiterentsendungen gelten. Auch während der Entsendung gehört der Transferee noch immer zum entsendenden Unternehmen, in das er nach Ende des Auslandsaufenthalts auch wieder zurückkehren wird. Der Kontakt zu früheren Kolleginnen und Kollegen, Vorgesetzten und Mitarbeitern sollte beibehalten werden, um die Rückkehr zu erleichtern. Noch wichtiger ist die Betreuung der mitreisenden Familie. Hier gilt es sich zu kümmern, beispielsweise um eine Schule für Kinder oder auch um die Planung einer Karriere für den mitreisenden Lebenspartner, Ehepartner. Während Expatriates über Kolleginnen und Kollegen schneller am neuen Wohnort auf- und angenommen werden, fällt dies mitreisenden Familienangehörigen ohne Aufgabe am neuen Lebensmittelpunkt deutlich schwerer, was sich letztendlich auf das Wohlbefinden auch des Expatriates auswirkt.

 7.    Karriereplanung nach Rückkehr
Jede Entsendung endet. Doch nur wenige Unternehmen machen sich rechtzeitig Gedanken darüber, wie sie den rückkehrenden Transferee im eigenen Unternehmen einbinden. Transferee sehen ihre Entsendung auch als Karrierebooster, wollen das im Ausland erworbene Wissen vermitteln, doch verlassen das Unternehmen dann enttäuscht, wenn ihren Karrierewünschen keine Beachtung geschenkt wird. Für das entsendende Unternehmen geht dann wertvolles Know-how verloren. Eine Studie der IHK Stuttgart zeigt, dass rund die Hälfte aller Rückkehrer das entsendende Unternehmen innerhalb eines Jahres nach Rückkehr verlässt.

 8.    Entsendungen managen statt verwalten
In vielen Unternehmen werden Entsendungen verwaltet. Für jeden Service oder jede Dienstleistung werden verschiedene externe Partner beauftragt. Schnell verliert sich dabei der Überblick über den Stand der Dinge bei einer Mitarbeiterentsendung. Missstände werden zu spät erkannt und behoben, häufig erst dann, wenn der Transferee bereits die Entsendung abgebrochen hat. Hilfreicher ist es, einem einzigen Beratungsunternehmen zu vertrauen, das alle Services, Aspekte und Dienstleistungen einer Auslandsentsendung im Blick hat und im Blick behält – und das über den gesamten Lebenszyklus einer Entsendung hinweg, ein Partner, der weiß, was der Stand der Dinge beim Umzug ist, welche steuerrechtlichen Aspekte zu beachten sind und wie die „Stimmungslage“ beim Expat ist. Kurzum: Ein Partner, der die Auslandsentsendung managt und es stets vermag, einen Überblick zu geben. Dies entlastet HR-Mitarbeitende in mittelständischen Unternehmen und sichert das Investment in die Entsendung ab.

9.    Die Kosten im Blick behalten
Eine Entsendung ist immer mit Kosten verbunden, die dann abgeschrieben werden müssen, wenn der Expat die Entsendung vielleicht auch aus nebensächlichen Gründen abbricht und an seinen alten Arbeitsort zurückkehrt. Eine Schätzung der IHK Stuttgart geht davon aus, dass sich die Kosten im Falle eines Abbruchs der Entsendung auf das Zwei- bis Dreifache des Jahresgehalts des entsandten Mitarbeiters belaufen. Umso wichtiger ist, bereits im Vorfeld einer Entsendung alle Kosten der Auslandsentsendung verlässlich zu budgetieren – darunter fallen auch organisatorische Kosten. Zudem sollte ein Monitoring das Budget der Entsendung begleiten.

10. Eventualitäten absichern und frühzeitig reagieren
Es kann immer zu unvorhergesehenen Ereignissen während einer Entsendung kommen. Deshalb ist es wichtig, die Lage im Zielland zu beobachten und frühzeitig zu beurteilen. Sollte ein Ernstfall eintreten, muss der Transferee mit seiner Familie schnell und sicher in sein Ursprungsland geholt werden.