EU-ENTSENDERICHTLINIE
Meldungen von Dienstreisen und Entsendungen nach Spanien
In Spanien müssen zwar nur Mitarbeitereinsätze angemeldet werden, die länger als acht Tage dauern. Jedoch werden Unternehmen dabei mit zahlreichen, von Ort zu Ort unterschiedlichen, bürokratischen Hürden konfrontiert. Hier kann terrassign helfen.
Im April 2021 hat Spanien die Reform der europäischen Entsenderichtlinie (2018/957/EU) in nationales Recht übernommen und auf regionaler Ebene wurden die Meldeverfahren angepasst. Die Meldepflicht für Mitarbeiterentsendungen blieb an sich aber unverändert: Wenn Arbeitnehmende länger als acht Tage für eine Firma aus einem anderen EU- oder EFTA-Staat in Spanien tätig werden – sei es im Rahmen einer Dienstleistung oder innerhalb der gleichen Unternehmensgruppe – muss dieser Aufenthalt der zuständigen Arbeitsinspektion am Einsatzort gemeldet werden. Zudem müssen für den Kontrollfall mehrere Unterlagen auf Spanisch vorliegen.
Entsendemeldung
Die sogenannte „Mitteilung einer Entsendung im Rahmen einer transnationalen Dienstleistung“ ist in Spanien komplizierter als in anderen EU-Mitgliedsstaaten. Voraussetzung für die Meldung sind eine in Spanien ansässige Vertretungsperson des ausländischen Unternehmens mit steuerlicher Identifikationsnummer, sowie eine spanische digitale Signatur für Behördenkommunikation. Bei Tätigkeiten im Bausektor müssen sich Unternehmen zusätzlich ins „Registro de Empresas Acreditadas“ (REA) eintragen und die entsprechende REA-Nummer in der Meldung angeben.
Des Weiteren hat jede der 17 Autonomen Gemeinschaften ihr eigenes Meldeverfahren. So verlangt etwa Katalonien ein anderes Meldeformular als Madrid, man benötigt in Andalusien und im Baskenland gesonderte Software, und Galizien fordert zusätzlich Gehaltsangaben der Entsendeten. Hinzu kommt, dass grundsätzlich sämtliche Kommunikation auf Spanisch oder in einer Regionalsprache erfolgen muss.
EU-ENTSENDERICHTLINIE
Meldungen von Dienstreisen und Entsendungen nach Spanien
In Spanien müssen zwar nur Mitarbeitereinsätze angemeldet werden, die länger als acht Tage dauern. Jedoch werden Unternehmen dabei mit zahlreichen, von Ort zu Ort unterschiedlichen, bürokratischen Hürden konfrontiert. Hier kann terrassign helfen.
Im April 2021 hat Spanien die Reform der europäischen Entsenderichtlinie (2018/957/EU) in nationales Recht übernommen und auf regionaler Ebene wurden die Meldeverfahren angepasst. Die Meldepflicht für Mitarbeiterentsendungen blieb an sich aber unverändert: Wenn Arbeitnehmende länger als acht Tage für eine Firma aus einem anderen EU- oder EFTA-Staat in Spanien tätig werden – sei es im Rahmen einer Dienstleistung oder innerhalb der gleichen Unternehmensgruppe – muss dieser Aufenthalt der zuständigen Arbeitsinspektion am Einsatzort gemeldet werden. Zudem müssen für den Kontrollfall mehrere Unterlagen auf Spanisch vorliegen.
Entsendemeldung
Die sogenannte „Mitteilung einer Entsendung im Rahmen einer transnationalen Dienstleistung“ ist in Spanien komplizierter als in anderen EU-Mitgliedsstaaten. Voraussetzung für die Meldung sind eine in Spanien ansässige Vertretungsperson des ausländischen Unternehmens mit steuerlicher Identifikationsnummer, sowie eine spanische digitale Signatur für Behördenkommunikation. Bei Tätigkeiten im Bausektor müssen sich Unternehmen zusätzlich ins „Registro de Empresas Acreditadas“ (REA) eintragen und die entsprechende REA-Nummer in der Meldung angeben.
Des Weiteren hat jede der 17 Autonomen Gemeinschaften ihr eigenes Meldeverfahren. So verlangt etwa Katalonien ein anderes Meldeformular als Madrid, man benötigt in Andalusien und im Baskenland gesonderte Software, und Galizien fordert zusätzlich Gehaltsangaben der Entsendeten. Hinzu kommt, dass grundsätzlich sämtliche Kommunikation auf Spanisch oder in einer Regionalsprache erfolgen muss.
Unterlagen zur Kontrolle auf Spanisch
Zusätzlich zur Meldebestätigung der Behörden müssen entsendete Mitarbeitende für den Fall einer Kontrolle weitere Dokumente mitführen. Hierzu zählen der Arbeitsvertrag, ein Gehaltsnachweis (nicht älter als drei Monate), eine Dokumentation der Arbeitszeiten in Spanien, die A1-Bescheinigung zur Weitergeltung der Sozialversicherung des Heimatlandes, sowie ein gültiger Personalausweis oder Reisepass mit Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigung eines EU/EFTA-Staates.
Auf Verlangen der Behörden müssen diese Dokumente in spanischer Sprache vorgelegt werden (mit Ausnahme der A1). Zudem ist gesetzlich vorgegeben, dass die entsendungsrelevanten Unterlagen nach Einsatzende vier Jahre lang aufbewahrt werden müssen, um nachträgliche Kontrollen zu ermöglichen.
Sanktionen
Bei fehlerhafter, unvollständiger oder nicht erfolgter Entsendemeldung sowie im Falle fehlender Unterlagen drohen erhebliche Bußgelder. Je nach Schwere reichen diese bis zu 225.018 € pro Verstoß (ab 1. Oktober 2021). Hinzu kommen prozentuale Zuschläge für die Anzahl der Mitarbeitenden (bei 2 Personen +20%, bei 5 oder mehr Personen +50%).
Wie wir helfen können
Über den Standort Palma übernimmt terrassign
Unterlagen zur Kontrolle auf Spanisch
Zusätzlich zur Meldebestätigung der Behörden müssen entsendete Mitarbeitende für den Fall einer Kontrolle weitere Dokumente mitführen. Hierzu zählen der Arbeitsvertrag, ein Gehaltsnachweis (nicht älter als drei Monate), eine Dokumentation der Arbeitszeiten in Spanien, die A1-Bescheinigung zur Weitergeltung der Sozialversicherung des Heimatlandes, sowie ein gültiger Personalausweis oder Reisepass mit Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigung eines EU/EFTA-Staates.
Auf Verlangen der Behörden müssen diese Dokumente in spanischer Sprache vorgelegt werden (mit Ausnahme der A1). Zudem ist gesetzlich vorgegeben, dass die entsendungsrelevanten Unterlagen nach Einsatzende vier Jahre lang aufbewahrt werden müssen, um nachträgliche Kontrollen zu ermöglichen.
Sanktionen
Bei fehlerhafter, unvollständiger oder nicht erfolgter Entsendemeldung sowie im Falle fehlender Unterlagen drohen erhebliche Bußgelder. Je nach Schwere reichen diese bis zu 225.018 € pro Verstoß (ab 1. Oktober 2021). Hinzu kommen prozentuale Zuschläge für die Anzahl der Mitarbeitenden (bei 2 Personen +20%, bei 5 oder mehr Personen +50%).
Wie wir helfen können
Über den Standort Palma übernimmt terrassign
die erforderlichen Meldungen und Registrierungen (u.a. REA),
die Vertretung von Unternehmen für die Kommunikation mit den lokalen Arbeitsinspektionen,
die Übersetzung von mitzuführenden Unterlagen,
Beratung zur Anpassung unternehmensinterner Entsenderichtlinien und -verträge.
