Geschäftsreise und Entsendung: Wo liegt der Unterschied?

Wenn Mitarbeitende ins Ausland geschickt werden, ist häufig unklar, ob es sich um eine Geschäftsreise oder eine Entsendung handelt. Während das Sozialversicherungsrecht keine Geschäftsreisen kennt, sind diese im Steuerrecht definiert. Für Unternehmen bedeutet das: Sie müssen beide Bereiche genau prüfen, um rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden.

Sozialversicherungsrecht: Jede Geschäftsreise ist eine Entsendung
Im Sozialversicherungsrecht gelten alle Auslandseinsätze als Entsendung – auch kurze Geschäftsbesuche. Voraussetzung ist, dass die Mitarbeitenden:

• auf Weisung ihres deutschen Arbeitgebers reisen.
• für einen in Deutschland ansässigen Arbeitgeber arbeiten.
• im Rahmen eines inländischen Beschäftigungsverhältnisses entsandt werden.
• und die Entsendung im Voraus befristet ist (in der EU grundsätzlich bis zu 24 Monate).

Das deutsche Sozialversicherungsrecht bleibt bestehen, auch wenn die Mitarbeitenden im Ausland tätig sind (Ausstrahlung). Zusatzversicherungen sind in der Regel nicht nötig, es sei denn, es handelt sich um ein vertragsloses Drittland, in dem Doppelversicherungen möglich sind.

A1-Bescheinigung: Pflicht auch bei kurzen Reisen

Arbeitgeber müssen jede Entsendung beim zuständigen Sozialversicherungsträger melden und eine A1-Bescheinigung beantragen. Diese Bescheinigung belegt, dass die Mitarbeitenden weiterhin in Deutschland versichert sind. Sie gilt für die gesamte Dauer der Entsendung (max. 24 Monate) und muss auch bei kurzen Geschäftsreisen mitgeführt werden. Ohne A1-Bescheinigung drohen Strafen, selbst bei nur halbstündigen Besprechungen im Nachbarland.

Steuerrecht: Geschäftsreise vs. Entsendung:

Im Steuerrecht wird zwischen Geschäftsreisen und Entsendungen unterschieden. Geschäftsreisen haben meist einen kurzfristigen Projektcharakter und sind in der Regel unproblematisch, solange sie nicht länger als drei Monate dauern.

• Einkommensteuerpflicht:
  Bei Entsendungen von bis zu 183 Tagen in einem Zeitraum von 12 Monaten bleibt die Steuerpflicht in Deutschland. Überschreitet der Aufenthalt diese Grenze, wird Einkommensteuer normalerweise im Beschäftigungsland fällig.
• Doppelbesteuerungsabkommen:
  Abkommen mit anderen Ländern sorgen dafür, dass Beschäftigte nicht doppelt besteuert werden. Im vertragslosen Ausland kann es jedoch zur Doppelbesteuerung kommen.

Unterstützung durch terrassign

Die Beantragung und Verwaltung von A1-Bescheinigungen kann herausfordernd sein. Als erfahrener Partner unterstützt terrassign Ihr Unternehmen dabei, diesen Prozess effizient und rechtskonform zu gestalten.

Unsere Dienstleistungen umfassen:

• Beratung und Beantragung: Wir begleiten Sie durch den gesamten Prozess der A1-Bescheinigung und stellen sicher, dass alle Anforderungen erfüllt werden.
• Compliance: Unser Team sorgt dafür, dass Sie alle sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben innerhalb der EU einhalten.
• Dokumentenmanagement: Wir organisieren und verwalten alle relevanten Unterlagen, sodass Sie bestens vorbereitet sind.

Mit terrassign an Ihrer Seite können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während wir den administrativen Aufwand übernehmen.

Fazit:
Die Unterscheidung zwischen Geschäftsreise und Entsendung ist entscheidend für die korrekte Abwicklung von sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Pflichten. Arbeitgeber sollten frühzeitig A1-Bescheinigungen beantragen, Mitarbeitende schulen und alle Aufenthalte klar dokumentieren.