EU-ENTSENDERICHTLINIE IN DER PRAXIS

Anmeldung von grenzüberschreitenden Tätigkeiten im EWR und der Schweiz

Ob für eine kurze Besprechung oder für mehrwöchige technische Arbeiten: Eine Entsendung von Angestellten in einen anderen EWR-Staat oder in die Schweiz muss den dortigen Behörden angezeigt werden. In der Praxis ist das mit teils erheblichem Aufwand verbunden.

Durch die EU-Entsenderichtlinie müssen Unternehmen den Nachweis leisten, dass Ihre Beschäftigten bei vorrübergehenden beruflichen Aufenthalten in einem anderen Mitgliedsstaat gleichwertige Arbeitsstandards genießen. Das Prinzip lautet: gleiche Entlohnung für gleiche Arbeit am gleichen Ort. Aber auch Ruhezeiten und andere Kernstandards sind zu beachten.

Damit verbunden sind gesetzliche Pflichten zur Meldung von grenzüberschreitenden Mitarbeitereinsätzen bei der nationalen Arbeits- oder Finanzaufsicht, sowie zum Mitführen und Aufbewahren relevanter Personalunterlagen. Je nach Land ist der bürokratische Aufwand hierfür erheblich. Ausnahmen gibt es nur in bestimmten Fällen.

Wie Einsätze im Zielland gemeldet werden

Je nach Land können Mitarbeiterentsendungen entweder über ein elektronisches Portal, ein offenes Online-Formular, oder per E-Mail bei der zuständigen Behörde gemeldet werden. Die Frist hierfür variiert zwischen acht Tagen, etwa in der Schweiz, und einem Tag vor Einsatzbeginn. Bei der Meldung werden, neben den üblichen Angaben zum Unternehmen und den Mitarbeitenden, oftmals auch persönliche Daten der Geschäftsführung verlangt. In Sonderfällen ist zudem eine vorherige gewerbe- und steuerrechtliche Registrierung des Entsendeunternehmens erforderlich.

Einige Mitgliedsstaaten verpflichten ausländische Arbeitgeber außerdem dazu, eine bevollmächtigte Vertretungs- bzw. Kontaktperson zu benennen, die dauerhaft im Land ansässig sein muss. Um dadurch nicht extra Betriebsstätten im Ausland gründen zu müssen oder auf verschiedene Dienstleister angewiesen zu sein, bieten Entsendungsspezialisten wie terrassign gebündelte Lösungen zur europaweiten Übernahme der Vertretungsaufgaben.

Mitzuführende Unterlagen und weitere rechtliche Vorgaben

Für den Fall einer Kontrolle müssen Arbeitnehmende im europäischen Ausland neben der Meldung weitere Dokumente vorlegen können. Hierzu zählen u.a. der Arbeitsvertrag, Lohnnachweise und Arbeitszeitaufzeichnungen, sowie Übersetzungen hiervon in der Landessprache. Je nach Land sind die Übersetzungen bereits während des Einsatzes vorzuweisen, in manchen können sie nachgereicht werden.

Obligatorisch ist auch das Mitführen der A1-Bescheinigung, die bei der Meldung der Entsendung an den Versicherungsträger ausgestellt wird. Sie dient als Nachweis, dass eine Person während der Entsendung weiterhin im Herkunftsstaat sozialversichert ist. Da die A1 in allen EU- und EFTA-Staaten einheitlich ist, muss sie nicht übersetzt werden.

Je nach Zielland, Dauer der Entsendung und Art der Tätigkeit bestehen unter Umständen zusätzlich gewerbe- und steuerrechtliche Vorgaben. Für bestimmte reglementierte Berufe muss in der Regel eine Dienstleistungsanzeige abgesetzt werden. Bei Auslandseinsätzen über sechs Monaten sollte eine steuerliche Bewertung durchgeführt werden. Für einige Länder, etwa Norwegen und Schweden, ist diese auch schon bei kürzeren Entsendungen notwendig.

Als Full-Service-Provider bietet terrassign an, europaweit Entsendemeldungen für Unternehmen durchzuführen, die bevollmächtigte Vertretung zu stellen und entsprechende A1-Bescheinigungen zu beantragen – alles auf den individuellen Bedarf zugeschnitten. Ein unverbindliches Angebot kann jederzeit angefordert werden.