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Mitarbeiterentsendung nach Spanien: Was Unternehmen beachten müssen
Der Kunde erwartet einen Techniker in Madrid, in Barcelona steht eine Montage an oder auf Mallorca soll ein konzerninternes Projekt begleitet werden. Dann taucht meist dieselbe Frage auf: Muss dieser Einsatz in Spanien gemeldet werden? Die Antwort hängt weniger von der Bezeichnung im Reisekalender ab als von der Arbeit, die vor Ort tatsächlich ausgeführt wird.
Erst die Tätigkeit prüfen, dann den Projektzeitraum
Wer in Spanien nur an einer Besprechung, Konferenz oder Schulung teilnimmt, erbringt dort in der Regel keine Dienstleistung. Dann liegt normalerweise keine arbeitsrechtliche Entsendung vor. Bei Montage, Beratung oder Projektarbeit beim Kunden sieht es anders aus. A1- und Einreisefragen sind trotzdem separat zu prüfen.
Nach Artikel 5 der Ley 45/1999 ist bei Dienstleistungs- und konzerninternen Entsendungen bis einschließlich acht Tagen grundsätzlich keine Ley45-Meldung erforderlich. Dauert der Einsatz länger als acht Tage, muss die Meldung vor Beginn der Entsendung eingereicht werden. Für Zeitarbeitsunternehmen gilt die Ausnahme nicht: Sie müssen unabhängig von der Dauer vor Beginn melden.
Nach aktuellen Praxishinweisen zählt der gesamte Projektzeitraum. Arbeiten Beschäftigte nacheinander am selben Projekt, werden ihre Einsatztage zusammengerechnet.
Mitarbeiter A arbeitet fünf Kalendertage. Anschließend übernimmt Mitarbeiter B für sechs Kalendertage dieselbe Tätigkeit am selben Einsatzort. Nach der projektbezogenen Betrachtung dauert das Projekt elf Tage. Steht die elftägige Projektdauer von Anfang an fest, muss die Meldung vor Beginn des Einsatzes von Mitarbeiter A eingereicht werden.
Was vor dem Einsatz griffbereit sein muss
Für die Meldung muss das Unternehmen einen Ansprechpartner in Spanien für die Behörden und eine vertretungsberechtigte Person angeben.
- Arbeitsvertrag oder Beschäftigungsnachweis
- Lohnunterlagen und Zahlungsbelege
- Arbeitszeitaufzeichnungen
- Bei Drittstaatsangehörigen: Nachweis der Arbeitserlaubnis im Niederlassungsstaat
Diese Unterlagen müssen am Arbeitsort oder digital sofort verfügbar sein. Auf Verlangen müssen sie auf Spanisch oder in einer kooffiziellen Sprache des Einsatzgebiets vorgelegt werden.
Bauleistungen und REA
Bei bestimmten Bauarbeiten kann zusätzlich eine Registrierung im Registro de Empresas Acreditadas (REA) erforderlich sein. Entscheidend sind die konkrete Tätigkeit und die vertragliche Rolle, nicht allein der Einsatzort.
Ley45 und A1: zwei Verfahren, zwei Fragen
Mit Ley45 wird die arbeitsrechtliche Entsendung nach Spanien gemeldet.
Die A1-Bescheinigung klärt dagegen, welches Sozialversicherungsrecht gilt. Die Acht-Tage-Ausnahme gilt nur für Ley45, nicht für die A1.
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