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A1-Reform 2026: Was sich bei Geschäftsreisen und kurzen Einsätzen ändern soll

Eine Besprechung in Amsterdam, zwei Tage auf einer Messe in Mailand oder ein kurzer Technikertermin in Belgien: Für solche Reisen müssen Unternehmen heute oft eine A1-Bescheinigung einplanen. Die EU-Reform soll bestimmte Geschäftsreisen und sehr kurze Einsätze künftig vereinfachen.

A1-Bescheinigung für Geschäftsreisen: Was heute gilt

Wer vorübergehend in einem anderen europäischen Staat arbeitet und weiter dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterliegt, weist das mit der A1-Bescheinigung nach. Auch eine eintägige berufliche Reise kann A1-relevant sein. Die Dauer allein entscheidet nicht.

Arbeitgeber beantragen die A1 in Deutschland elektronisch über ein Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal. Die Bescheinigung ersetzt keine Entsendemeldung. Arbeitsrechtliche, steuerliche und aufenthaltsrechtliche Pflichten im Zielland müssen separat geprüft werden.

Zwei Ausnahmen sind vorgesehen

Geschäftsreise

Die erste Ausnahme betrifft zeitlich begrenzte Reisen im geschäftlichen Interesse des Arbeitgebers, bei denen weder Dienstleistungen erbracht noch Waren geliefert werden. Dazu zählen nach dem Reformtext etwa Besprechungen, Konferenzen, Seminare oder Schulungen.

Sehr kurzer Einsatz

Eine weitere Ausnahme ist für Tätigkeiten mit einer Gesamtdauer von höchstens drei aufeinanderfolgenden Arbeitstagen innerhalb von 30 aufeinanderfolgenden Tagen vorgesehen. Für Tätigkeiten im Baugewerbe soll diese Kurzzeitregel nicht gelten.

Beispiel

Eine Mitarbeiterin nimmt zwei Tage an einer Konferenz teil. Ein Kollege konfiguriert beim Kunden zwei Tage lang eine Software. Für die Mitarbeiterin kann die geplante Geschäftsreise-Ausnahme greifen. Der Kollege erbringt dagegen eine Dienstleistung und fällt deshalb nicht unter die Geschäftsreise-Ausnahme. Bei ihm muss geprüft werden, ob die geplante Drei-Tage-Regel greift.

Keine A1 bedeutet nicht keine Prüfung

Auch nach der Reform muss feststehen, welches Sozialversicherungsrecht gilt. Fällt eine Reise unter eine Ausnahme, muss der Arbeitgeber dies bei einer Kontrolle belegen können. Reisezweck, Tätigkeit und Dauer sollten deshalb sauber dokumentiert werden.

Der Reformtext betrifft die EU. Für Island, Liechtenstein, Norwegen, die Schweiz und das Vereinigte Königreich gelten die Änderungen nicht automatisch. Dort ist gesondert zu prüfen, ob und wann neue Regeln übernommen werden.

Wann gelten die neuen Regeln?

Heute

Die bisherigen A1-Prozesse gelten weiter. Unternehmen sollten Anträge nicht aufgrund der angekündigten Reform aussetzen.

Später

Nach dem derzeitigen Reformtext sollen die A1-bezogenen Änderungen erst 24 Monate nach dem Inkrafttreten der Verordnung anwendbar werden. Ein konkretes Datum steht noch nicht fest.

Was Unternehmen jetzt vorbereiten sollten

  • Reisezweck konkret erfassen
  • Tätigkeit vor Ort dokumentieren
  • Reisetage je Zielland prüfen
  • Nationale Meldepflichten getrennt bewerten

So lässt sich der Prozess später anpassen, ohne dass Unternehmen die aktuell geltenden Pflichten übersehen.

A1 und Meldepflichten aus einer Hand

Sie übermitteln Reisezweck, Tätigkeit, Zielland und Zeitraum. terrassign prüft, ob eine A1-Bescheinigung oder nationale Entsendemeldung erforderlich ist, übernimmt die notwendigen Schritte und stellt die passenden Nachweise bereit. Das gilt für einzelne Geschäftsreisen innerhalb Europas ebenso wie für Unternehmen mit vielen Auslandseinsätzen.

A1 und Meldepflichten prüfen lassen