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A1-Reform für Geschäftsreisen und kurze EU-Einsätze ab November 2028
Eine Besprechung in Amsterdam, zwei Tage auf einer Konferenz in Mailand oder ein kurzer Technikertermin in Belgien. Für solche Reisen kann heute eine A1-Bescheinigung nötig sein. Ab dem 2. November 2028 gelten in der EU zwei Ausnahmen. Welche greift, hängt davon ab, was die Beschäftigten vor Ort tun und wie lange der Einsatz dauert.
Was heute für die A1-Bescheinigung gilt
Wer vorübergehend in einem anderen EU-Staat arbeitet und weiter dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterliegt, weist das mit der A1-Bescheinigung nach. Auch für eine eintägige Geschäftsreise kann eine A1-Bescheinigung erforderlich sein.
Arbeitgeber beantragen die A1 in Deutschland elektronisch über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal. Ob im Zielland zusätzlich eine Entsendemeldung nötig ist oder arbeitsrechtliche, steuerliche und aufenthaltsrechtliche Pflichten greifen, prüfen Unternehmen separat.
Für welche Einsätze ab dem 2. November 2028 kein A1-Antrag nötig ist
Wenn eine der beiden Ausnahmen greift, entfallen die vorherige Meldung beim zuständigen Sozialversicherungsträger und die Pflicht, eine A1-Bescheinigung zu beantragen.
Die Ausnahme gilt für zeitlich begrenzte Reisen im geschäftlichen Interesse des Arbeitgebers, bei denen vor Ort keine Dienstleistungen erbracht und keine Waren geliefert werden. Beispiele sind die Teilnahme an geschäftlichen Besprechungen, Konferenzen, Seminaren oder Schulungen.
Die zweite Ausnahme gilt für Tätigkeiten, die insgesamt höchstens drei aufeinanderfolgende Arbeitstage innerhalb von 30 aufeinanderfolgenden Tagen dauern. Bautätigkeiten nach Anhang 6 der Verordnung (EG) Nr. 987/2009 sind von dieser Kurzzeitregel ausgenommen.
Eine Mitarbeiterin nimmt zwei Tage an einer Konferenz teil. Für sie kann die Geschäftsreise-Ausnahme greifen. Ihr Kollege konfiguriert zwei Tage lang Software beim Kunden und erbringt damit eine Dienstleistung. Für ihn kommt die Kurzzeitregel infrage, sofern er die Voraussetzungen erfüllt.
Welche Nachweise Unternehmen bereithalten sollten
Auch bei einer Ausnahme muss geklärt sein, welches Sozialversicherungsrecht gilt. Greift eine Ausnahme und liegt keine A1-Bescheinigung vor, muss der Arbeitgeber der zuständigen Stelle im Einsatzland auf Verlangen nachweisen, dass die Tätigkeit unter die Ausnahme fällt. Eine Einladung oder ein Konferenzprogramm kann etwa helfen, den Reisezweck zu belegen. Der Arbeitgeber stellt den Beschäftigten die entsprechenden Belege zur Verfügung.
Für Island, Liechtenstein, Norwegen, die Schweiz und das Vereinigte Königreich gelten die jeweiligen Abkommen. Ob und wann die neuen Ausnahmen dort anwendbar sind, ist gesondert zu prüfen.
Was für Arbeitgeber bis dahin und danach gilt
Bis einschließlich 1. November 2028 greifen die beiden neuen Ausnahmen noch nicht. Unternehmen beantragen erforderliche A1-Bescheinigungen weiterhin wie bisher.
Bei Entsendungen nach Art. 12 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 müssen Arbeitgeber den zuständigen Sozialversicherungsträger vor Beginn der Tätigkeit informieren und die A1 beantragen, sofern keine Ausnahme greift. Wird die A1 nicht sofort ausgestellt, belegt die automatische Eingangsbestätigung, dass der Träger informiert wurde. Ist die beantragte A1-Bescheinigung noch nicht ausgestellt, muss der Arbeitgeber die Eingangsbestätigung dem zuständigen Sozialversicherungsträger im Einsatzland auf Verlangen vorlegen.
Was Unternehmen jetzt vorbereiten können
- Reisezweck erfassen
- Tätigkeit vor Ort dokumentieren
- Arbeitstage und Einsatzort festhalten
- Nationale Entsendemeldungen separat prüfen
A1 und Meldepflichten aus einer Hand
Sie übermitteln Reisezweck, Tätigkeit, Zielland und Zeitraum. terrassign prüft, ob eine A1-Bescheinigung oder eine nationale Entsendemeldung erforderlich ist, übernimmt die notwendigen Schritte und stellt die passenden Nachweise bereit. Das gilt für einzelne Geschäftsreisen innerhalb Europas ebenso wie für Unternehmen mit vielen Auslandseinsätzen.
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